Tại sao không thể coi kho số liệu là kho thông tin?

Nói theo cách thông thường thì kho số liệu (dữ liệu) là kho lưu trữ số liệu lớn, còn kho thông tin lại là kho lưu trữ thông tin lớn. Kho số liệu và kho thông tin là khác nhau.

Xét về khái niệm thì con số và thông tin là khác nhau. Thông tin thường được biểu thị bằng con số. Thông tin thông qua xử lý mới thành số liệu có ý nghĩa nhất định và có được một hình thức nào đó. Ví dụ kỹ sư khí tượng sử dụng các thiết bị để ghi lại những số liệu về hướng gió, tốc độ gó, lượng mưa, nhiệt độ, độ ẩm. Rồi đó mà vẽ thành bản đồ mây khí tượng. Từ đây mới có được thông tin về khí tượng và làm dự báo về thời tiết trời nắng hay trời mưa. Số liệu là cái biểu thị thông tin. Trong máy tính, thông tin là một nhóm con số, con chữ hoặc ký hiệu, mà máy tính có thể gia công xử lý nó.

Xét theo hình thức tổ chức, kho số liệu và kho thông tin cũng có những đặc điểm khác nhau.

- Trước hết, số liệu lưu trữ trong kho số liệu đòi hỏi hết sức không được trùng lặp. Khi ngân hàng làm nghiệp vụ nhận tiền gửi và cho vay thì cần lưu trữ tên họ và địa chỉ khách hàng trên văn kiện khách hàng, vậy thì họ tên và địa chỉ của khách hàng này sẽ được lưu trữ ba lần. Nếu khách hàng đó chuyển chỗ ở tới nơi khác thì ta phải sửa đổi địa chỉ của khách hàng này trên ba văn kiện. Nếu xây dựng kho số liệu khách hàng thì lúc này họ tên và địa chỉ cần lưu trữ một lần. Lúc sửa đổi cũng chỉ cần sửa một lần. Bởi vậy, dùng phương pháp kho số liệu có thể giảm thiểu việc lưu trữ lặp số liệu. Thế nhưng khối lượng tin lớn trong kho thông tin thì lại được phép trùng lặp bộ phận nào đó.

- Vậy thì, việc lưu trữ số liệu trong kho số liệu là độc lập, khi người dùng máy thao tác khởi động chương trình ứng dụng thì không cần biết số liệu lưu trữ ở đâu và lưu trữ như thế nào. Những việc đó đều do hệ thống máy tính tự động hoàn toàn. Như vậy người dùng máy có thể tập trung sức lực để thiết kế chương trình ứng dụng tốt. Nhưng còn thông tin được lưu trữ trong kho thông tin thì người dùng máy khi sử dụng cần phải hiểu rõ từng thiết bị lưu trữ thông tin để ở đâu, sau đó mới có thể lưu trữ.

- Sau nữa là kho số liệu lưu trữ số liệu phải có một cách thức nhất định. Còn thông tin lưu trữ trong kho thông tin thì không cần cách thức, chỉ quan tâm đến thiết bị lưu trữ thông tin như cuộn phim, tranh ảnh, đĩa từ, đĩa quang v.v. chỉ cần đảm bảo cho thiết bị đó không bị hỏng là có thể đảm bảo cho độ chân thực tin cậy của thông tin.