Tại sao nói máy tính là trợ thủ đắc lực cho thư ký?

Một đơn vị hoặc một công ty lớn thường phải có thư kí. Những công việc như thảo sơ kết công tác, chuẩn bị bài phát biểu tại hội nghị, tìm hiểu tiến độ công việc, tổng hợp tình hình thị trường, xử lí thư tới, khách tới, đặt mua vé tàu xe v.v. thường là ủy quyền cho thư kí xử lí. Những công việc này vừa cụ thể lại vừa vụn vặt và phải tốn nhiều công sức. Ngày nay máy tính đã lặng lẽ bước vào văn phòng, giúp cho thư kí rất nhiều, khiến họ làm việc nhẹ nhàng, chính xác như hổ được chắp cánh!

Ở đây, cần đặc biệt nhắc tới hệ thống văn phòng tự động, gọi tắt là OA. Nó là một kỹ thuật tổng hợp nhanh chóng nổi lên từ những năm 70 thế kỉ XX. Đến nay đã phủ khắp toàn cầu. Nó đã trang bị cho hệ thống văn phòng kỹ thuật phần cứng, phần mềm máy tính tiên tiến để đạt tới mục đích nâng cao hiệu quả văn phòng và trình độ quản lý. Một hệ thống OA tốt, chức năng chủ yếu bao gồm:

(1) Có thể tiến hành thu thập thông tin, gia công thông tin, truyền thông tin, lưu trữ thông tin.

(2) Có thể tổ hợp các tài nguyên thông tin như chữ viết, con số, lời nói, hình ảnh và xử lí tổng hợp hữu hiệu.

(3) Trợ giúp nhân viên quản lý các cấp tiến hành quyết sách, làm cho lao động của nhân viên văn phòng được trí tuệ hoá, điện tử hóa công cụ văn phòng, hoạt động văn phòng không giấy và số hóa.

Có được hệ thống OA, phương thức công tác của thư kí sẽ thay đổi, hiệu quả nâng cao lên nhiều. Ví dụ viết sơ kết và bài phát biểu, dùng máy tính viết không chỉ nhanh mà sửa chữa cũng tiện lợi. Vả lại lúc nào cũng có thể có được văn bản rõ và đẹp qua máy in. Văn bản viết xong có thể dùng làm văn kiện lưu trữ lâu dài trong đĩa từ, an toàn tin cậy và lúc nào cũng có thể sử dụng. Lại ví dụ tình hình thị trường, tình hình tiến triển công việc các ngành trực thuộc, ta thông qua mạng máy tính của công ty hoặc của hệ thống cũng dễ dàng có được tin tường tận, chính xác. Những thông tin này qua tổng kết, phân loại liền trở thành tư liệu quý cung cấp cho lãnh đạo hữu quan tham khảo khi tìm hiểu và quyết sách. Nếu máy tính của thư kí đã vào mạng Internet thì những thông tin liên quan trong phạm vi toàn thế giới cũng rất dễ có được. Điều này không biết đã tiết kiệm biết bao thời gian và sức lực so với việc tìm tư liệu, lật giở văn kiện theo cách thủ công.

Còn về việc đặt mua vé tàu xe, có máy tính thì rất tiện lợi. Chỉ cần nối với phòng vé trong cùng mạng máy tính, nêu yêu cầu bằng cách gõ bàn phím, chỉ mấy phút thôi là giải quyết xong vấn đề.

Tóm lại, xưa kia thư kí gắn liền với giấy và bút, còn ngày nay luôn luôn gắn liền với máy tính. Máy tính đã trở thành trợ thủ đắc lực thực sự cho thư kí.

Cóc là một loài ăn côn trùng thiện nghệ, tại sao đôi lúc cũng bị côn trùng ăn lại?

Đài BBC của Anh đã từng phát tiết mục đặc biệt: "Côn trùng ăn cóc" khiến người xem vô cùng thích thú.

Kho dữ liệu là gì?

Nói theo cách thông thường thì kho dữ liệu là cái kho lưu trữ rất nhiều dữ liệu. Nói theo cách khoa học thì kho dữ liệu là tập hợp những con số được...

Vì sao nuôi thú cảnh dễ bị mắc bệnh?

Năm 1989, phu nhân Tổng thống Mỹ Busơ đã mắc chứng bệnh chức năng tuyến giáp trạng tăng lên. Trước đó 2 năm, Busơ cũng đã mắc loại bệnh tương tự.

Vì sao học sinh cấp 1-2 không nên đi giày cao gót?

Chân là nền tảng của cơ thể, nó không những phải gánh chịu trọng lượng toàn thân mà còn phải đi và nhảy. Giày là vật bảo vệ cho bàn chân, nó có tác...

Thiên hà và lỗ đen, vật nào có trước?

Giới thiên văn học vừa phát hiện các thiên hà và lỗ đen trung tâm của chúng phát triển với tốc độ ngang bằng nhau. Khám phá này đặt dấu chấm hết cho...

Mắt của “cá bốn mắt” đặc biệt như thế nào?

Mỗi người khi đang bơi ở bể bơi đầu ngập trong nước và cố mở mắt để nhìn tứ phía, cảm giác những thứ nhìn thấy trong nước đều mờ mờ không rõ.

Tại sao rắn đuôi kêu khi bò có thể phát ra tiếng kêu?

Một số vùng ở Châu Mĩ khi nghe thấy âm thanh "cala - cala", người không có kinh nghiệm đấy là tiếng nước chảy từ khe suối, nhưng xung quanh lại chẳng có một con suối nào cả.

Vì sao bệnh "mắt gà chọi" thường không tự khỏi?

Ở người bình thường, hai mắt nhìn một vật, ảnh của vật thể đó in trên võng mạc của cả hai mắt, truyền lên trung khu thị giác ở não, chập lại làm thành...

Vì sao rải cáp và cáp quang xuống đáy biển?

Từ xưa đến nay người ta luôn tìm cách truyền thông tin nhanh nhất và tiện lợi, giống như phương pháp đánh trống, đốt lửa gây khói, viết thư là những...