Tại sao nói máy tính là trợ thủ đắc lực cho thư ký?

Một đơn vị hoặc một công ty lớn thường phải có thư kí. Những công việc như thảo sơ kết công tác, chuẩn bị bài phát biểu tại hội nghị, tìm hiểu tiến độ công việc, tổng hợp tình hình thị trường, xử lí thư tới, khách tới, đặt mua vé tàu xe v.v. thường là ủy quyền cho thư kí xử lí. Những công việc này vừa cụ thể lại vừa vụn vặt và phải tốn nhiều công sức. Ngày nay máy tính đã lặng lẽ bước vào văn phòng, giúp cho thư kí rất nhiều, khiến họ làm việc nhẹ nhàng, chính xác như hổ được chắp cánh!

Ở đây, cần đặc biệt nhắc tới hệ thống văn phòng tự động, gọi tắt là OA. Nó là một kỹ thuật tổng hợp nhanh chóng nổi lên từ những năm 70 thế kỉ XX. Đến nay đã phủ khắp toàn cầu. Nó đã trang bị cho hệ thống văn phòng kỹ thuật phần cứng, phần mềm máy tính tiên tiến để đạt tới mục đích nâng cao hiệu quả văn phòng và trình độ quản lý. Một hệ thống OA tốt, chức năng chủ yếu bao gồm:

(1) Có thể tiến hành thu thập thông tin, gia công thông tin, truyền thông tin, lưu trữ thông tin.

(2) Có thể tổ hợp các tài nguyên thông tin như chữ viết, con số, lời nói, hình ảnh và xử lí tổng hợp hữu hiệu.

(3) Trợ giúp nhân viên quản lý các cấp tiến hành quyết sách, làm cho lao động của nhân viên văn phòng được trí tuệ hoá, điện tử hóa công cụ văn phòng, hoạt động văn phòng không giấy và số hóa.

Có được hệ thống OA, phương thức công tác của thư kí sẽ thay đổi, hiệu quả nâng cao lên nhiều. Ví dụ viết sơ kết và bài phát biểu, dùng máy tính viết không chỉ nhanh mà sửa chữa cũng tiện lợi. Vả lại lúc nào cũng có thể có được văn bản rõ và đẹp qua máy in. Văn bản viết xong có thể dùng làm văn kiện lưu trữ lâu dài trong đĩa từ, an toàn tin cậy và lúc nào cũng có thể sử dụng. Lại ví dụ tình hình thị trường, tình hình tiến triển công việc các ngành trực thuộc, ta thông qua mạng máy tính của công ty hoặc của hệ thống cũng dễ dàng có được tin tường tận, chính xác. Những thông tin này qua tổng kết, phân loại liền trở thành tư liệu quý cung cấp cho lãnh đạo hữu quan tham khảo khi tìm hiểu và quyết sách. Nếu máy tính của thư kí đã vào mạng Internet thì những thông tin liên quan trong phạm vi toàn thế giới cũng rất dễ có được. Điều này không biết đã tiết kiệm biết bao thời gian và sức lực so với việc tìm tư liệu, lật giở văn kiện theo cách thủ công.

Còn về việc đặt mua vé tàu xe, có máy tính thì rất tiện lợi. Chỉ cần nối với phòng vé trong cùng mạng máy tính, nêu yêu cầu bằng cách gõ bàn phím, chỉ mấy phút thôi là giải quyết xong vấn đề.

Tóm lại, xưa kia thư kí gắn liền với giấy và bút, còn ngày nay luôn luôn gắn liền với máy tính. Máy tính đã trở thành trợ thủ đắc lực thực sự cho thư kí.

Vì sao nhiệt độ trên mặt đất khác nhau?

Mùa hè Mặt Trời nóng bỏng, không chịu nổi, nhưng nhiệt độ bên dưới mặt đất lại rất mát, dễ chịu. Lấy ví dụ nhiệt độ bình quân tháng 7 ở Thượng Hải là...

Vì sao loại sơn đáy thuyền, tàu lại phải khác sơn thường?

Ngày xưa, một chiếc thuyền mới sơn, sau khi hạ thuỷ được ba tháng, tốc độ của thuyền sẽ giảm đi 10% so với lúc mới hạ thuỷ. Tàu thuyền lưu hành sau...

Di tinh có hại cho sức khỏe không?

Nam giới đến tuổi dậy thì thường chiêm bao di tinh, tức là tinh dịch tiết ra. Đó là vì đến tuổi dậy thì, ngọc hoàn không ngừng sản xuất tinh trùng,...

Vì sao phải quy định điều kiện thời tiết để sân bay đóng hay mở cửa?

Chúng ta đều biết máy bay là công cụ giao thông chủ yếu vận chuyển hàng hoá và hành khách cự ly xa. Trong quá trình cất cánh, hạ cánh và bay thường do...

Bi thép lăn theo con đường nào thì nhanh nhất?

Giả sử có viên bi kim loại cho lăn từ điểm A đến điểm B theo một đường máng kim loại được đánh bóng trơn, xét xem phải chế tạo đường máng như thế nào...

Tại sao dấm có tác dụng "bảo vệ sức khỏe" cho cây trồng?

Cây trồng trong quá trình sinh trưởng không chỉ cần các điều kiện cơ bản không khí, nước, ánh sáng, nhiệt độ..

Tại sao rễ thực vật thường đâm xuống còn thân thực vật lại mọc lên?

Hạt cây trồng được rải xuống đất, có hạt đứng thẳng, có hạt đổ nghiêng, có hạt nằm sấp, có hạt lại nằm ngửa, lại có hạt bị chổng ngược, chúng ở mọi tư...

Thế nào là ô tô bay?

Ô tô có thể bay được sao? Đúng! Nó là loại xe con vừa có thể chạy trên đường, lại vừa có thể "bay lượn" trên không đấy.

Chỉ máy bay trực thăng mới có thể cất cánh và hạ cánh thẳng đứng?

Ưu điểm nổi bật nhất của máy bay trực thăng, đương nhiên là không cần dùng đường băng để lấy đà khi cất cánh, mà thông qua cánh quạt với tốc độ nhanh...