Tại sao nói máy tính là trợ thủ đắc lực cho thư ký?

Một đơn vị hoặc một công ty lớn thường phải có thư kí. Những công việc như thảo sơ kết công tác, chuẩn bị bài phát biểu tại hội nghị, tìm hiểu tiến độ công việc, tổng hợp tình hình thị trường, xử lí thư tới, khách tới, đặt mua vé tàu xe v.v. thường là ủy quyền cho thư kí xử lí. Những công việc này vừa cụ thể lại vừa vụn vặt và phải tốn nhiều công sức. Ngày nay máy tính đã lặng lẽ bước vào văn phòng, giúp cho thư kí rất nhiều, khiến họ làm việc nhẹ nhàng, chính xác như hổ được chắp cánh!

Ở đây, cần đặc biệt nhắc tới hệ thống văn phòng tự động, gọi tắt là OA. Nó là một kỹ thuật tổng hợp nhanh chóng nổi lên từ những năm 70 thế kỉ XX. Đến nay đã phủ khắp toàn cầu. Nó đã trang bị cho hệ thống văn phòng kỹ thuật phần cứng, phần mềm máy tính tiên tiến để đạt tới mục đích nâng cao hiệu quả văn phòng và trình độ quản lý. Một hệ thống OA tốt, chức năng chủ yếu bao gồm:

(1) Có thể tiến hành thu thập thông tin, gia công thông tin, truyền thông tin, lưu trữ thông tin.

(2) Có thể tổ hợp các tài nguyên thông tin như chữ viết, con số, lời nói, hình ảnh và xử lí tổng hợp hữu hiệu.

(3) Trợ giúp nhân viên quản lý các cấp tiến hành quyết sách, làm cho lao động của nhân viên văn phòng được trí tuệ hoá, điện tử hóa công cụ văn phòng, hoạt động văn phòng không giấy và số hóa.

Có được hệ thống OA, phương thức công tác của thư kí sẽ thay đổi, hiệu quả nâng cao lên nhiều. Ví dụ viết sơ kết và bài phát biểu, dùng máy tính viết không chỉ nhanh mà sửa chữa cũng tiện lợi. Vả lại lúc nào cũng có thể có được văn bản rõ và đẹp qua máy in. Văn bản viết xong có thể dùng làm văn kiện lưu trữ lâu dài trong đĩa từ, an toàn tin cậy và lúc nào cũng có thể sử dụng. Lại ví dụ tình hình thị trường, tình hình tiến triển công việc các ngành trực thuộc, ta thông qua mạng máy tính của công ty hoặc của hệ thống cũng dễ dàng có được tin tường tận, chính xác. Những thông tin này qua tổng kết, phân loại liền trở thành tư liệu quý cung cấp cho lãnh đạo hữu quan tham khảo khi tìm hiểu và quyết sách. Nếu máy tính của thư kí đã vào mạng Internet thì những thông tin liên quan trong phạm vi toàn thế giới cũng rất dễ có được. Điều này không biết đã tiết kiệm biết bao thời gian và sức lực so với việc tìm tư liệu, lật giở văn kiện theo cách thủ công.

Còn về việc đặt mua vé tàu xe, có máy tính thì rất tiện lợi. Chỉ cần nối với phòng vé trong cùng mạng máy tính, nêu yêu cầu bằng cách gõ bàn phím, chỉ mấy phút thôi là giải quyết xong vấn đề.

Tóm lại, xưa kia thư kí gắn liền với giấy và bút, còn ngày nay luôn luôn gắn liền với máy tính. Máy tính đã trở thành trợ thủ đắc lực thực sự cho thư kí.

Vì sao dùng vệ tinh viễn thông nói chuyện điện thoại và chuyển sóng truyền hình?

Trong vô số vệ tinh ứng dụng thì số lượng vệ tinh viễn thông là nhiều nhất. Nó là một loại vệ tinh chuyên dụng để chuyển tín hiệu sóng vô tuyến.

Tại sao táo không bay lên trời mà lại rơi xuống đất?

Mọi người đều biết rằng vào mùa thu các trái táo trên cây thường chín vàng, quả chín tự động rụng xuống đất. Các loại trái cây khác cũng vậy, chúng đều rơi xuống đất chứ không bay lên trời. Ngay cả khi bạn ném chúng lên cao...

Vì sao ADH được xem là "não vàng"?

Hiện tại trên thị trường có bán một loại sản phẩm giúp ích cho sự phát triển đại não của trẻ em. Trong sản phẩm này có chứa loại chất ADH được mệnh...

Tại sao không nên tưới cây vào giữa trưa hè?

Vào mùa hè, các loại cây, hoa đều sinh sôi, chất dinh dưỡng và nước cần thiết cũng rất nhiều. Do bộ rễ của cây hoa phân bố nông, nếu mấy ngày không có...

Tại sao nói san hô là động vật?

Mọi người thường cho rằng san hô là đá quý và hình dung nó là một khoáng vật. Do rất nhiều san hô thiên nhiên chưa được gia công đều có hình cành cây nên từ xưa đến nay rất nhiều người lại cho rằng san hô là thực vật...

Di tinh có hại cho sức khỏe không?

Nam giới đến tuổi dậy thì thường chiêm bao di tinh, tức là tinh dịch tiết ra. Đó là vì đến tuổi dậy thì, ngọc hoàn không ngừng sản xuất tinh trùng,...

Thế nào là kiến tạo mảng?

Cuối thập kỷ 40 của thế kỷ XX, cùng với khói lửa Chiến tranh Thế giới thứ hai lắng xuống, người ta đua nhau dùng những kỹ thuật thăm dò hải dương phát...

Vì sao titan được xem là "kim loại của hàng không vũ trụ"?

Việc dùng kim loại titan trong chế tạo máy bay được bắt đầu từ những năm 50 của thế kỷ XX. Khi nền công nghiệp hàng không và hàng không vũ trụ càng...

Tại sao ở nhà vẫn mua được hàng?

Trước đây muốn mua gì thì phải ra phố. Giờ đây thì cứ nằm ở nhà cũng có thể mua được.