Thế nào là tự động hóa văn phòng?

Tự động hóa văn phòng gọi tắt là OA, đó là kỹ thuật có tính tổng hợp nổi lên nhanh chóng từ những năm 70 của thế kỉ XX. Nó trang bị hệ thống văn phòng bằng khoa học kỹ thuật tiên tiến, nâng cao trình độ quản lý bằng hiệu suất cao khiến cho hệ thống văn phòng đạt được mục đích thông tin nhanh nhạy, quản lý tiện lợi, quyết sách chính xác. Tự động hóa hệ thống văn phòng là một khái niệm tương đối, nói theo cách so sánh. Cùng với sự phát triển của kỹ thuật phần mềm, phần cứng máy tính thì tự động hóa văn phòng càng được dùng rộng rãi, và việc nghiên cứu nó cũng sâu hơn.

Hiện nay, những kỹ thuật và sản phẩm liên quan đến OA đã lên tới con số hàng vạn. Vậy thì OA đã phát triển như thế nào vậy?

Sự phát triển của OA có thể chia ra làm ba giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất là nâng cao hiệu suất từng người xử lí công việc bằng cơ khí hóa. Giai đoạn thứ hai là nâng cao khả năng làm việc của nhân viên công tác cùng làm một công việc, từ đó khiến toàn bộ công tác đạt hiệu quả tốt đẹp. Giai đoạn thứ ba là thực hiện thống nhất tổng thể. Quyết sách kinh doanh đưa vào thực thi, các tin tình báo trong và ngoài xí nghiệp đã bắt đầu xoay chuyển, thông tin lập tức được phản hồi lại từ các ngành. Lúc này, xí nghiệp lại phải xem xét hiện trạng tự thân để sửa chữa những sai sót trong công việc. Giai đoạn này là giai đoạn cao cấp phát triển từ OA.

Đối lập với ba giai đoạn nêu trên, sự phát triển của máy móc và bản thân hệ thống OA cũng chia ra ba giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất là sử dụng các máy móc riêng rẽ như máy phôtôcoppi, máy fax, máy tính cá nhân. Giai đoạn này gọi là "OA kiểu xử lí sự vụ". Phần lớn các xí nghiệp vừa và nhỏ của Trung Quốc đều đang ở giai đoạn này. Giai đoạn thứ hai, kết hợp những máy móc và hệ thống này lại, phát triển thành máy tính multimedia cao cấp hơn. Như vậy, các loại thông tin gồm văn bản, âm thanh và hình ảnh đều có thể lưu trữ vào kho dữ liệu, cung cấp tài liệu để phân tích thông tin. Giai đoạn này gọi là "OA kiểu xử lí tin". Giai đoạn thứ ba thực hiện mạng hóa, nghĩa là tạo nên thế giới mạng có hạt nhân là thiết bị phục vụ tính nâng cao, dung lượng lớn. Hiện nay kỹ thuật liên mạng (Internet) toàn thế giới đã được phát triển thêm một bước. Những xí nghiệp như vậy sẽ có thể liên kết làm một trong các chi nhánh công ty phân bổ trên toàn cầu bằng giá cả khá thấp. Và nữa, có thể được hưởng những tin trên mạng thật là vô cùng vô tận. Giai đoạn này gọi là "OA kiểu trợ giúp quyết sách". Trung quốc cũng như các nước phát triển đang ra sức phát triển kỹ thuật OA giai đoạn hai và ba.

Đặc điểm của việc tự động hóa văn phòng là không giấy hóa. Có nghĩa là mọi thông tin đều không cần ghi ra giấy, có thể nạp vào trong máy tính và mỗi một nhân viên công tác đều có thể sử dụng máy tính để phân tích, xử lí thông tin đã có được. Người ta không cần bỏ ra nhiều thời gian để chỉnh lí những văn kiện phức tạp. Công việc này có thể giao cho máy tính làm. Hiện nay, các nhà kinh doanh đã liên tục đưa ra những phần mềm dễ hiểu dễ học để giúp con người có thể tự động hóa văn phòng nhanh hơn.